فيما سبق كانت المعاملات المالية من أكثر الأعباء فى العمل حيث إهدار الوقت فى تحصيل الفواتير الورقية التي تاخذ مجهود كبير ويمكن أن تكون غير دقيقة ، لكن مع تطوير تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال، أصبحت المعاملات المالية الإلكترونية من أكثر المعاملات سهولة فى كافة المجالات
الفاتورة الالكترونية
تحويل الفواتير الورقية إلى صورة رقمية، يتم تلقيها، ومراجعتها، واعتمادها من قِبل مصلحة الضرائب المصرية لحظة تسجيلها.
الفاتورة الإلكترونية إجراء يهدف إلى تحويل العملية التقليدية لإصدار الفواتير الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادل بيانات الفواتير وإجراء عمليات المعالجة ذات الصلة من تعديل وإرسال إلى العميل والجهة الضريبية إلكترونيًا على نحو منظم بين الأطراف ذات الصلة بتنسيق إلكتروني شامل.
تعتبر الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي (إلكتروني) يثبت معاملات بيع وشراء السلع والخدمات و الفاتورة الإلكترونية لها مكونات وخصائص، يتم إعدادها والتوقيع عليها إلكترونيًا، وإرسالها واستلامها لحظيًا من خلال منظومة الفواتير الإلكترونية بمعرفة الممول .
خصائص منظومة الفاتورة الالكترونية :
منظومة الفاتورة الإلكترونية هي نظام متكامل قائم على التكنولوجيا الحديثة في سبيل مواكبة التطور، ويتميز بوجود العديد من الخصائص التي من أبرزها :
- وجود رقم تعريفي فريد لكل فاتورة
تحتوي كل فاتورة في المنظومة الإلكترونية على رقم تعريفي مميز ويختلف هذا الرقم عن رقم الفاتورة الداخلي للشركة، وبالتالي يمكن الرجوع للفاتورة بسهولة دون بذل جهد كبير على عكس ما يحدث في الفواتير الورقية
- التكامل مع برامج ERP
تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية التكامل مع برامج تخطيط موارد المؤسسة ERP عن طريق واجهة برمجة التطبيقات API، يتعين على المستخدم تهيئة جهاز الكمبيوتر المستخدم للتكامل عن طريق إتباع الخطوات الموجودة في شرح SDK.
- خروج جميع الفواتير في شكل موحّد
رغم تعدد برامج تخطيط موارد المؤسسة التي ترسل البيانات إلى منظومة الفواتير الإلكترونية إلا أن الشكل النهائي للفاتورة يكون دون نقل الشكل الأساسي الموجود على البرنامج موحد .
- إنشاء ملف رقمي للممول
لكل ممول في منظومة الفاتورة الإلكترونية ملف رقمي خاص به يحتوي على العديد من البيانات المتعلقة به مثل اسم الشركة ورقم التسجيل والعنوان وغيرهم، ويمكن التعامل مع مصلحة الضرائب بسهولة من خلال هذا الملف.
- إتاحة التوقيع الإلكتروني
من خصائص المنظومة أنها تتيح التوقيع الإلكتروني الذي يعد بمثابة هوية رقمية تثبت ملكية الفاتورة، وترفع مستوى الأمان والخصوصية، فلا يستطيع أحد تزييف التوقيع أو إخفاءه .
- إمكانية إصدار الفواتير وتعديلها
يمكن إصدار الفواتير الخاصة بعملية بيع السلع والخدمات باللغتين العربية والإنجليزية وتعديلها داخل المنظومة مع إصدار الإشعارات الخاصة بالإضافة أو الخصم، بالإضافة إلى السماح بتبادل تلك الفواتير والإشعارات مع الهيئات الأخرى .
- إتاحة تكويد موحّد للسلع والخدمات المختلفة
تستخدم منظومة الفواتير الإلكترونية طريقة تكويد موحّدة للسلع والخدمات من خلال نظامين أساسيين وهما :
لتوحيد أكوادك أكواد GS1: وهي أكواد عالمية تستطيع التواصل مع شركة GS1 لشرائهم، وحينها تستخدمهم مباشرة دون أي حاجة لمراجعة المصلحة أكوادك.
أكواد EGS: وهي أكواد يدوية تقوم أنت بتركيب أجزائها عن طريق إضافة المقطع EG + رقم التسجيل الضريبي الخاص بشركتك + الكود الداخلي للمنتج. وهو كود مجاني ولكن له شرطان ليعتبر صحيحًا:
ربطة بكود GPC وهو كود تصنيف موحد يدل على نوع المنتج الخاص بك ويحتاج مدة 15 يومًا لمراجعته من قبل مصلحة الضرائب وقبوله.
ما أهمية برامج تخطيط موارد المؤسسة؟
- يتم تحويل الفاتورة الإلكترونية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بالعميل عبر نظام تبادل المعلومات الإلكتروني المنظم (EDI) ، والذي لا يمكن رؤيته بالعين المجردة. عادةً ما تصدر وحدة مساحة EDI الأوامر إلكترونيًا حتى تتم الموافقة عليها داخليًا ، ولهذا الغرض يتم حفظها.
- منظومة الفاتورة الإلكترونية هي منظومة حديثة تعتمد استخدام المستندات الرقمية لإثبات إجراءات بيع السلع والخدمات، وذلك بهدف القضاء على الفواتير والإشعارات الورقية وتحويلها إلى ملفات رقمية يسهل تبادلها، ويتطلب الانضمام إليها:
- التسجيل على المنظومة الرقمية
- استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني
- تكويد السلع والخدمات
- التكامل مع المنظومة الإلكترونية التابعة لمصلحة الضرائب
- إصدار الفواتير وإرسالها رقميًا
- تكمن أهمية برامج إدارة موارد المؤسسة ERP في إمكانية تحقيق التكامل مع المنظومة الإلكترونية؛ إذ يتم الربط بين برنامج ERP التابع الممول ومصلحة الضرائب المصرية من خلال واجهة برمجة التطبيقات API، فيساعد ذلك على متابعة ومراجعة جميع الفواتير لحظيًا، ومعالجة الأخطاء الحسابية بسهولة.
- كما يوفر تكامل ERP مع المنظومة العديد من الخطوات اللازمة لإدخال البيانات وإرسالها إلى مصلحة الضرائب، وبالتالي يخفف هذا النظام من العبء الإداري ويوفر الكثير من الجهد.
- المرونة التى تقدمها هذه الأنظمة تسمح لصناع القرار باتخاذ قرارات أفضل لأعمالهم مبنية على الأرقام كما تمكنهم من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسي (KPIs).
يمكن وضع خطوط رئيسية حول وظيفة الـ ERP وكيف يمكنها أن تساعد الشركات :-
- تسهيل عملية تتبع المبيعات والمخزون بدقة.
- يساعدك نظام ERP على متابعة جميع الفواتير الصادرة وربطها بالحسابات الدائنة حتى يتم سداد تلك الحسابات في الوقت المحدد، ويمَكنك أيضًا من تتبع المدفوعات بسهولة.
- في نظام الفوترة الإلكترونية نجد أنه لا يتم اعتماد الفاتورة إلا بعد توقيعها إلكترونيًا، ويتميز نظام ERP بقدرته على قراءة هذا التوقيع وأيضًا معرفة الرمز التعريفي للفاتورة، وبالتالي فهو يساعدك على التأكد من صحة الفواتير.
- توفر أنظمة ERP مستوى عالِ من الأمان داخل الشركة؛ إذ يتم العمل من خلال بيئة مغلقة مؤمنة تحافظ على بيانات العملاء، ويتم أيضًا تشفير عملية نقل البيانات داخل النظام.
- تسريع عملية التواصل بين الموظفين ومختلف الإدارات.
- تأمين جميع البيانات من مكان واحد.
- القضاء على برامج الـ سوفت وير ذوي الغرض الواحد مما يعنى توفير الوقت والمال.
- إحلال الآلية في أداء بعض الوظائف محل العمل اليدوي مما يعني التسهيل على الموظفين أداء وظائفهم.
هل ستستخدم نظام الـ ERP as a system كحل منفرد يُعتمد عليه لسد جميع احتياجات برامج المؤسسة؟
أم سيستخدم كمكمل ERP as a supplement يمكن دمجه مع البرامج الحالية؟ أوERP as modules كوحدات أو مجموعات من البرامج ذات الصلة (التسويق / المبيعات أو المالية / المحاسبة)، والتي يمكن استخدامها لوظائف الأعمال الهامة في المهمة؛ ولكنها تتكامل أيضًا مع البرامج الحالية التي قد تكون منفصلة أو تمتلك مستوى مختلفًا من التطور أو التركيز.
يَكْمن اختيارك لنظام ERP مناسب، من خلال فهم احتياجات مؤسستك بشكل صحيح وتقييم الأنظمة المنافسة جنبا إلى جنب بشكل ملائم.
نظام التكويد الموحد
- تعد مصر من الدول الرائدة في الوطن العربي في تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية، كأحد مشروعات التحول الرقمي في مصر، كما تعد منظومة الفاتورة الإلكترونية أحد المشروعات القومية الهامة، لتطوير المنظومة الضريبية المصرية.
- ويتمثل نظام التكويد في تصنيف السلع والخدمات يتم بموجبه تحديد كود مميز لكل سلعة أو خدمة، ليستخدم في إصدار الفاتورة أو الإيصال الإلكتروني، ويعد نظام (GPC) Global Product Classification نظام عالمي لتكويد السلع والخدمات.
- ويتكون من أربع مستويات تصنيف سلعي، وهو معيار لتصنيفات السلع والخدمات، بحيث يتم تصنيف المنتج أو الخدمة المقدمة من الشركة تحت كود محدد يُوصف هذا التصنيف ولا توجد حاجة الى تغيير أكواد الشركة الداخلية، وسوف يتم التعامل عن طريق GPC ، وهو تصنيف عالمي يسمح للشركات الاحتفاظ بالكود الداخلي الخاص بها مع عمل موائمة Mapping بين أكوادها الداخلية والتصنيف العالمي للسلع GPC حتى تستطيع استخدامها في منظومة الفواتير الالكترونية.
- ويعتبر نظام التكويد (Global Standards 1( GS1 معياراً لتوحيد كود السلع والخدمات التابعة لكل شركة، بحيث يكون هذا الكود فريداً وغير متكرر على مستوى العالم، ويضمن تابعية المنتج للشركة المصنعة.
- كما يعتبر نظام التكويد للسلع والخدمات المصري نظاماً تابعاً لمصلحة الضرائب المصرية، ويتم تسجيل أكواد EGS المصرية على منصة الفاتورة الإلكترونية، والمكونة من الكود الداخلي بنظام GPC – رقم التسجيل الضريبي للشركة ، و كود الصنف الداخلي بالشركة، ويسبق ذلك – EG، وبالتالي فإن التكويد المصري للسلع والخدمات يتكون من عدة أجزاء وهي: حرفيّ EG يعبر عن أن الكود مصري ، ويَتبع هذين الحرفين رقم التسجيل الضريبي للممول المكون من تسعة أرقام ، والكود الداخلي للصنف: مثال: EG-123456789-A1. ويتم ربط التكويد المصري للسلع والخدمات بكود معيار التصنيف العالمي GPC لتكويد السلع والخدمات
- وتنبع أهمية التكويد الموحد العالمي للسلع والخدمات في إعداد تقارير تحليلية واحصائية لقطاعات الاقتصاد المصري، وتدعم هذه التقارير عملية اتخاذ القرارات الخاصة بالسياسات الضريبية.
- وتقوم الشركة بإعداد ملف اكسيل يتضمن الكود المصري للمنتجات أو الخدمات المقدمة وما يقابله من كود عالمي GPC لنفس السلعة أو الخدمة، وذلك لكل السلع أو الخدمات التي تقدمها الشركة، وذلك للحصول على موافقة مصلحة الضرائب المصرية مسبقاً قبل استخدام هذا التكويد المصري، ومع مراعاة أنه عند إضافة منتج جديد أو خدمة جديدة يتم تكويدها بنفس الشكل وإخطار مصلحة الضرائب المصرية بهذا الكود الجديد ، والحصول على موافقة المصلحة خلال خمسة عشر يوماً قبل إصدار فاتورة إلكترونية تتضمن المنتج أو الخدمة الجديدة، وكذلك الأمر عند بيع مخزون أو أصل ثابت .
- فإنه يجب تكويد هذه السلع قبل إصدار فاتورة إلكترونية تتضمن مبيعات أصول ثابتة أو مخزون من الخامات وقطع الغيار أو غيره من أصناف مخزون غير مكود كمنتج نهائي تقدمه الشركة.
- انضمام جميع الشركات في برنامج الفاتورة الإلكترونية قبل نهاية 2022
- ويعتبر نظام التكويد المصري للسلع والخدمات أحد الحلول التي قدمتها مصلحة الضرائب المصرية للمجتمع الضريبي، لتسهيل عملية التسجيل بمنظومة الفاتورة الإلكترونية، ويمكن استخدامه عند إصدار فاتورة إلكترونية ، بشرط الحصول على موافقة مصلحة الضرائب المصرية، وربط التكويد المصري للسلع والخدمات بالتكويد العالمي للسلع والخدمات.
- ويجب الالتزام بإدخال بيانات العميل وتتضمن كود العميل رقم التسجيل الضريبي، وعنوانه بالتفصيل يتضمن خمسة حقول، وكمية المنتج والسعر وفقاً لقائمة الأسعار، ووحدة القياس، وكود عملة الفاتورة، فمثلاً الجنيه المصري بأخذ الكود EGP ، وكود الضريبة، فمثلاً ضريبة القيمة المضافة تأخذ الكود T1 ، وكود الفرع وفقاً موافقة مصلحة الضرائب المصرية إذا كان لدى الشركة أكثر من فرع ، وكود طبيعة العميل، سواء كان شركة تجارية كود B، شخص طبيعي كود P ، شخص أجنبي كود F ، وذلك حتى يمكن قبول الفاتورة الإلكترونية التي يتم إرسالها لمنظومة الفاتورة الإلكترونية بمصلحة الضرائب المصرية.
ماذا تفعل عند إدخال الفاتورة الالكترونية أثناء وجود عطل في المنظومة؟
في حالة حدوث أي عطل داخلي بمنظومة الفواتير الإلكترونية فيمكن للشركات حينها رفع الفواتير عن فترة التوقف الناتج عن العطل
على هيئة دفعة فواتير مجمعة طبقًا للمدة التي يحددها القانون.
أهمية استخدامات الفاتورة الالكترونية من كوربوريت ستاك
- التحقق من استكمال البيانات الرئيسية للفاتورة بدقة
- التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني وصحة سريانه وفعاليته لتجنب التعامل مع الكيانات الوهمية
- التعامل مع الفاتورة الإلكترونية على أنها وسيلة دعاية وترويج للشركة؛ وذلك من خلال، على سبيل المثال لا الحصر، تضمين روابط وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة لإبقاء المشتري على تواصل مع موفر الخدمة/المنتج
- زيادة نسبة رضا العميل عن الشركة لما تظهره من احترافية في التعامل والتسهيلات المقدمة من خلال إرسال الفاتورة بنسخة رقمية عند توفير وسائل دفع إلكترونية معها
- تسهيل عملية الرجوع إلى الفواتير لمراجعتها وتدقيقها وطباعتها وغيرها من العمليات التي لم تكن ممكنة مع مثيلاتها من الفواتير الورقية
- سهولة الحفظ والتخزين والأرشفة، على عكس مثيلاتها الورقية، لا تتطلب حيزًا ماديًا أو إجراءات سلامة مخصصة ضد التلف أو الفقد، إذ يمكن استخدام أنظمة إدارة المستندات المختلفة لإجراء مثل هذه العمليات، بالإضافة إلى إمكانية استرجاعها في أي وقت لإجراء المعالجة المطلوبة حينها.
- تمنحك شركة كوربوريت ستاك اسهل الطرق للتسجيل والانضمام في منظومة الفاتورة الالكترونية .
- نوفر لك ابسط الحلول للتعرف على مزايا الفاتورة والتعامل الضريبي بينك وبين عملائك وفرض منتجات وخدمات شركتك بشكل سهل للغاية .
- نقدم لكم خدمات تدريبية لكي تساعد فى تكويد المنتجات .
- شركتنا من افضل الشركات التى تمنحك الثقة والتميز ومصرح بها من مصدر موثوق.
مميزات الفواتير الإلكترونية من كوربوريت ستاك
- المرونة: على عكس الفاتورة الورقية الاعتيادية، تتميز الفاتورة الإلكترونية بالمرونة الكبيرة في معالجتها، حيث يمكن إكمال بياناتها في دقائق معدودة بكل سهولة، الأمر الذي يجعل يسهِّل عملية إرسالها أو استقبالها ودفعها بالطرق المناسبة التي يتفق عليها الطرفان.
- رفع الإنتاجية: تساهم الفواتير الإلكترونية في زيادة الإنتاجية اليومية لأفراد العمل، إذ توفر الوقت والمجهود، وبالتالي ترتفع عائدات الشركات.
- سهولة الاستخدام: تتميز الفواتير الإلكترونية بسهولة الاستخدام، حيث تقوم بإنشائها من خلال بضع ضغطات في نظامك المحاسبي الإلكتروني من دون الحاجة إلى الطباعة على الأوراق وترسيخ موظف مختص من أجل التوقيعات المختلفة أو الاعتماد بالأختام وغيرها، بالإضافة إلى حفظ بيانات العميل والشركة من أجل إنشاء فواتير أخرى مستقبلية.
- الأمان والسلامة: تعد الفواتير الإلكترونية الأكثر أمانًا مقارنة بمثيلاتها الورقية، إذ يعتمد النظام المحاسبي نهج تشفير قوي لحماية بيانات المستخدمين، على العكس من الورقية التي تتعرض للتلف بمرور الوقت، بالإضافة إلى أساليب التخزين التقليدية التي قد تتسبب في ضياع النسخة الورقية.
- صلاحية الوصول: تتيح الفواتير الإلكترونية صلاحية وصول أكبر من مثيلاتها الورقية، حيث يمكن استعراضها في أي وقت وإجراء عمليات أخرى عليها ومعالجتها بطرق مختلفة استنادًا إلى إمكانية التخزين والحفظ الفائقة من دون تلف.
- المظهر الاحترافي: تعد ميزة المظهر الاحترافي واجهة الشركة أمام عملائها، إذ إن استخدام الفواتير الإلكترونية يجعلك تظهر بمظهر أكثر احترافية من أولئك الذين يعتمدون على الفواتير الورقية التقليدية.
