مع اقتراب موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية من الضروري معرفة المراحل التي يجب اتباعها لتنفيذ هذا النظام الجديد بنجاح تُعرف المرحلة الأولى بمرحلة الإصدار والحفظ، حيث بدأ تطبيقها في 4 ديسمبر 2021 وتشمل فواتير الـ B2C و ستتبعها المرحلة الثانية في 1 يناير 2023 وتتطلب العمليات المشتركة مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة) سنستعرض مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة و سنوضح الخطوات الرئيسية لتنفيذها بنجاح سارع بالاستعداد وتأكد من جاهزية منشأتك لهذا التغيير الهام
مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية
تعد الفاتورة الإلكترونية من الإصلاحات المهمة التي تهدف إلى تحسين بيئة الأعمال في المملكة العربية السعودية فقد أطلقت الحكومة السعودية مبادرة تطبيق الفاتورة الإلكترونية بهدف تحويل عمليات الفوترة إلى تكنولوجيا الحوسبة السحابية والتخلص نهائياً من الفواتير الورقية.
تشتمل مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية على العديد من الخطوات التي يجب على الشركات والأفراد اتباعها لتطبيق النظام بطريقة صحيحة اليكم بعض المراحل الرئيسية لتطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.
- التسجيل في منصة الفاتورة الإلكترونية: يجب على الشركات والأفراد التسجيل في منصة الفاتورة الإلكترونية المعتمدة من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل. يتطلب ذلك تقديم بعض المعلومات الأساسية والتحقق من صحة البيانات.
- التدريب والتحضير: يجب على الشركات تدريب موظفيها على كيفية استخدام منصة الفاتورة الإلكترونية وتطبيق الإجراءات اللازمة. كما يجب التأكد من توفر الأجهزة والبرامج اللازمة لإصدار واستلام الفواتير الإلكترونية.
- إصدار الفاتورة الإلكترونية: بعد التسجيل والتحضير، يمكن للشركات البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية لعملائها. يجب مراعاة المتطلبات القانونية والتقنية لضمان صحة وصول الفواتير.
- توزيع الفاتورة الإلكترونية: يمكن توزيع الفواتير الإلكترونية للعملاء بعد إصدارها عبر البريد الإلكتروني أو منصات الدفع الإلكتروني المعتمدة. يجب التأكد من وجود آلية لمراقبة وتتبع الفواتير المرسلة.
- استلام ومراجعة الفاتورة الإلكترونية: بعد استلام الفواتير الإلكترونية، يجب على العملاء مراجعتها والتحقق من صحتها. في حال وجود أي خطأ أو استفسارات، يمكن التواصل مع الشركة المصدرة لإجراء التعديلات اللازمة.
- تخزين ومحافظة على الفواتير الإلكترونية: يجب على الشركات الحفاظ على نسخة من الفواتير الإلكترونية لفترة زمنية معينة بناءً على متطلبات الهيئة العامة للزكاة والدخل يمكن استخدام أنظمة الحفظ الإلكترونية لتنظيم وتخزين الفواتير بطريقة آمنة ومنظمة.
هذه هي بعض المراحل الأساسية التي يجب القيام بها لتطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية يجب على الشركات والأفراد التعاون مع الهيئة العامة للزكاة والدخل ومنصات الفاتورة الإلكترونية المعتمدة لضمان الالتزام بالقوانين والتطبيق الصحيح لهذا النظام المهم.
ما هي متطلبات كل مرحلة من مراحل الفاتورة؟
مع مرور الوقت، من المتوقع أن يقوم المكلفون بتلبية مجموعة من المتطلبات في كل مرحلة من مراحل الفاتورة الإلكترونية. فيما يلي سنلقي نظرة عامة على متطلبات كل مرحلة:
المرحلة الأولى (اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021):
في هذه المرحلة، يجب على المكلفين إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا عبر نظام فوترة إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
بدأت هذه المرحلة في 4 ديسمبر 2021 لجميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية وأي طرف آخر يصدر الفاتورة الضريبية نيابة عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.
المرحلة الثانية (نافذة اعتبارًا من 1 يناير 2023 بشكل مرحلي):
تُعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط التكامل في هذه المرحلة يجب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلف مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة).
يجب أيضًا أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة. ستتم تنفيذ هذه المرحلة بشكل مرحلي وستقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المكلفين بالمرحلة الثانية قبل 6 أشهر على الأقل يجب أن يلتزم المكلفون بتطبيق هذه المرحلة حسب جدول زمني محدد.
المرحلة الثالثة:
سيتم الإعلان عن متطلبات المرحلة الثالثة في وقت لاحق من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
من الضروري على المكلفين متابعة إشعارات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والمواقع الرسمية للحصول على أحدث التحديثات والأنظمة المتعلقة بمراحل الفاتورة ينصح بالتعاون مع الجهات ذات الصلة والاستعانة بخبراء في الشأن الضريبي لضمان الامتثال الكامل لمتطلبات كل مرحلة.
اقرأ عن: الفاتورة الضريبية المبسطة
المستندات المطلوبة وخطوات التسجيل بمنظومة الفاتورة
في مرحلة التسجيل، يحتاج الفرد أو الشركة إلى تقديم بعض المعلومات الأساسية والوثائق الضرورية للهيئة العامة للزكاة والدخل وفيما يلي أهم الخطوات والمستندات المطلوبة للتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية:
- قم بتحديد نوع الشركة: قبل التسجيل، يجب أن تحدد نوع الشركة التي تود تسجيلها في منظومة الفاتورة الإلكترونية قد تكون شركة فردية أو شركة محدودة المسؤولية أو شركة مساهمة، وهذا يؤثر على المستندات المطلوبة.
- قم بإعداد المستندات القانونية: ستحتاج إلى استعداد المستندات القانونية الخاصة بالشركة، مثل السجل التجاري والعقود والتراخيص اللازمة قد تطلب الهيئة العامة للزكاة والدخل المستندات القانونية الأخرى حسب نوع الشركة.
- قم بإنشاء حساب في منظومة الفاتورة: ادخل إلى منصة الفاتورة الإلكترونية الخاصة بالهيئة العامة للزكاة والدخل وأنشئ حسابًا جديدًا ستطلب المنصة بعض المعلومات الأساسية مثل الاسم ورقم الهوية ومعلومات الاتصال.
- أكمل بيانات الشركة: بعد إنشاء الحساب، قم بإدخال بيانات الشركة مثل اسم الشركة ونوعها والعنوان والتليفون والبريد الإلكتروني قد تطلب بعض البيانات الإضافية حسب نوع الشركة.
- قم بتحميل المستندات المطلوبة: قم بتحميل المستندات القانونية والوثائق الأخرى المطلوبة على المنصة. يجب أن تكون المستندات بتنسيق PDF ومصدقة.
- انتظر التحقق والموافقة: بعد تحميل المستندات قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتدقيقها والتحقق من صحتها إذا تمت الموافقة على المستندات، ستتلقى إشعارًا بالموافقة على تسجيلك في منظومة الفاتورة الإلكترونية.
- استمتع بالاستخدام: بعد الموافقة ستتمكن من استخدام منظومة الفاتورة الإلكترونية لإصدار واستلام الفواتير بكل سهولة ويسر.
يشترط تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية التسجيل في منظومة الفاتورة واتباع الخطوات القانونية والتقنية اللازمة لذا يجب الالتزام بتقديم المستندات المطلوبة واستكمال جميع الخطوات بشكل صحيح لضمان تنفيذ النظام بشكل قانوني ومطابق للمتطلبات.
دور كوربوريت ستاك فى مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية
- كوربوريت ستاك توفر منصة شاملة ومتكاملة لإدارة الفواتير الإلكترونية في السعودية.
- يتم تصميم المنصة لتوفير تجربة سلسة وآمنة للمستخدمين وتمكينهم من إرسال واستقبال وتتبع الفواتير بكل سهولة.
- تلتزم كوربوريت ستاك بمتطلبات القوانين واللوائح المحلية المتعلقة بالفواتير الإلكترونية في السعودية فهو يعمل وفقًا للإطار القانوني المعترف به ويضمن الامتثال الكامل للأنظمة الضريبية والمالية.
- يعتبر أمن المعلومات وحماية البيانات اهتمامًا أساسيًا في مجال الفواتير الإلكترونية تضمن كوربوريت ستاك استخدام تقنيات تشفير قوية وطرق أمان متقدمة لحماية بياناتك الحساسة ومنع الوصول غير الشرعي إليها.
- تدعم كوربوريت ستاك التكامل مع العديد من الأنظمة الأخرى التي قد يستخدمها العملاء في إدارة عملياتهم المالية والمحاسبية فهو يوفر اتصالًا سلسًا ومنسقًا بين منصة الفواتير الإلكترونية وأنظمة الحسابات المالية ونظم إدارة القوائم المستخدمة.
- تقدم كوربوريت ستاك دعمًا فنيًا واستشاريًا عالي الجودة للعملاء يمكن للمستخدمين في حالة وجود مشاكل أو استفسارات أن يعتمدوا على فريق الدعم للحصول على المساعدة المطلوبة وحل المشكلات
- إذا كنت تملك شركة في السعودية وتبحث عن حلول ذكية للفاتورة الإلكترونية قد تكون كوربوريت ستاك الاختيار الأمثل لك.
