الفاتورة الالكترونية هي أحد أشكال التحول الرقمي الذي يشهده العالم عامة والمعاملات المالية على وجه الخصوص، كما أن عمليات الفوترة الإلكترونية حققت توفيرا كبيراً في التكاليف بنسبة تتراوح بين 60 إلى 80% وذلك مقارنة بعمليات الفوترة الورقية، ويعمل هذا النوع من الفاتورة على تسريع العملية وضمان صحتها مع إمكانية تتبعها بسهولة أيضاً، وقد قامت الحكومة المصرية ووزارة المالية باتخاذ عدد من الخطوات منذ عدة أشهر لتطبيق الفاتوة الإلكترونية، وفي هذه المقالة سنتعرف معاً على ما المقصود بالفاتورة الإلكترونية ومكوناتها الأساسية وكذلك أهم مميزاتها وخصائصها في مصر.
نظام الفوترة الإلكترونية
الفوترة الإلكترونية هي طريقة لدفع الفواتير واستلامها عبر الإنترنت، يتم إنشاء جميع الفواتير رقميًا بواسطة تطبيقات البرامج وأجهزة الكمبيوتر، لا تشمل الفوترة الإلكترونية إنشاء الفواتير الإلكترونية فحسب، بل تشمل أيضًا النظام الذي يمكّن العملاء من دفع هذه الفواتير إلكترونيًا.
تقوم أدوات البرامج المحاسبية والمالية بإنشاء فواتير إلكترونية تلقائيًا، بعد ذلك، يقومون بإعادة توجيه الفواتير الإلكترونية إلى الدافع عن طريق البريد الإلكتروني أو بوابة على شبكة الإنترنت.
كما أن الفوترة الإلكترونية هي جزء أساسي من التمويل الحديث، والذي تستخدمه كل من إدارات الحسابات الدائنة (AP) وحسابات القبض (AR) وذلك للحفاظ على سير العمل وتقليل الاعتماد على فواتير الورق.
وعادةً ما تسمح بوابات الفوترة الإلكترونية والدفع الإلكتروني للدافع بالحصول على نسخ من فواتيرهم الإلكترونية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية
بعدما تعرفنا على نظام الفوترة الإلكترونية سنحتاج الآن للتعرُّف على الفاتورة الإلكترونية، وهي بمثابة مستند يتم معالجته بالكامل بداية من الإصدار وحتى الاستلام والتخزين بشكل إلكتروني.
كما أن الفواتير الإلكترونية تكون رقمية طوال دورة حياة المستند بأكملها، بداية من الإصدار وحتى يتم أرشفتها، وتمتلك الفواتير الإلكترونية تنسيقات أو صيغ مستندات محددة، وفيما يلي تنسيقات المستندات التي لا يتم اعتبارها ضمن الفواتير الالكترونية:
- الفواتير ذات صيغة PDF التي يتم إرسالها عادةً عبر البريد الإلكتروني، ليست فواتير إلكترونية، حيث أنه لا يمكن معالجة فواتير.PDF
- الفواتير الورقية المحولة إلى تنسيق رقمي ليست فواتير إلكترونية لأنها لم تُصَدر بشكل إلكتروني.
الفاتورة الالكترونية في مصر
تُعَد مصر هي أول دولة في الشرق الأوسط بأكمله التي قامت بتطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية، وذلك بالاعتماد على نظام مركزي إلكتروني، والتي من خلاله تقوم بمراجعة فواتير البيع والشراء للتعاملات التجارية بين الشركات واعتمادها، وذلك من خلال عمليات التبادل اللحظية لبيانات الفواتير بصيغتها الرقمية بدلا من الاعتماد على الفواتير الورقية في المجتمع الضريبي
مراحل تطبيق الفاتورة الالكترونية في مصر
قامت وزارة المالية والحكومة المصرية بالتعاون معاً في سبيل تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية واستخدامه في مصر، وذلك بغرض أتمتة العمليات والتحول الرقمي،
وكانت تلك المنظومة هي أول خطوات الحكومة لدمج الاقتصاد غير الرسمى فى القناة الشرعية للاقتصاد الرسمى، وقد مر تطبيق منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصربثلاث مراحل، حيث:
- المرحلة الأولى والتي بدأت في 15 نوفمبر 2020، وقد شملت تلك المرحلة حوالي 134 شركة.
- المرحلة الثانية والتي بدأت في 15 فبراير 2021، وقد شملت هي الأخرى حوالي 347 شركة.
- المرحلة الثالثة والأخيرة والتي بدأت في 15 مايو 2021، وشملت باقي المسجلين في مركز كبار الممولين.
على مَن سيتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية في مصر؟
سيتم تطبيق الفاتورة الالكترونية على كل مَن سيبيعون أو يقدمون سلعة أو خدمة ما، حيث سيسجلون كافة المشتريات والمبيعات الخاصة بهم من الخدمات والسلع على النظام الإلكتروني، والغرض من ذلك تسهيل عملية تتبع حركة المبيعات بشكل مستمر لصالح مصلحة الضرائب
أهداف منظومة الفاتورة الضريبية في مصر
وقد أشارت الحكومة المصرية ووزارة المالية إلى الهدف وراء تطبيق منظومة الفاتورة الضريبية في مصر، حيث:
- إدخال التحول الرقمي في المعاملات التجارية، وذلك من خلال استخدام كافة الأساليب التقنية الحديثة.
- تسريع الإجراءات الضريبية وتوفير الوقت والجهد من خلال تسهيلها.
- الكشف عن التعاملات الوهمية من خلال التحديد الواضح للتعاملات المشتركة بين الشركات.
- التحقق من صحة البيانات الخاصة بمصدِر الفاتورة ومتلقيها ومحتوياتها.
- تحقيق العدالة بين كافة الشركات التي تعمل في السوق المصري، وبالتالي تحقق مبدأ تكافؤ الفرص.
سمات منظومة الفاتورة الالكترونية في مصر
وهناك عدد من السمات والخصائص الأساسية للفاتورة الإلكترونية، حيث:
- التوقيع الإلكتروني.
- الإشعارات بشكل لحظي.
- توحيد تكويد السلع والخدمات.
- توحيد شكل ومحتوى الفاتورة.
شكل الفاتورة الإلكترونية
مميزات الفاتورة الإلكترونية
أكدت التقارير المختلفة أنه مقارنة بمعالجة الفواتير الورقية التقليدية، ستؤدي الفواتير الإلكترونية الآلية إلى توفير التكاليف بنسبة 60-80٪ في معظم الحالات.
حيث تمنحك الفواتير الإلكترونية نظرة عامة ورؤى لخفض التكاليف وزيادة هوامش الربح التي لا يمكن تحقيقها باستخدام ملفات PDF والفواتير المليئة بالورق، وفيما يلي بعض مزايا الفواتير الإلكترونية
- عمليات سريعة بدون لمس
تتيح الفواتير الإلكترونية أتمتة المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً والمعرضة للخطأ مثل إدخال البيانات والمطابقة والموافقات حتى تتمكن من إعادة توزيع الموظفين على مبادرات ذات قيمة أعلى.
- تدفق نقدي أفضل وتقليل أيام المبيعات المعلقة (DSO)
يمكن أن تؤدي إزالة الأعمال الورقية والمهام اليدوية إلى تقليل مبيعات أيامك المعلقة بعدة أيام في معظم الحالات، مما يساعد في تقديم تدفق نقدي أفضل.
- تبادل آمن للوثائق والبيانات
يجعل نقل الملفات المشفر والتوقيعات الرقمية والشبكات الآمنة من الفواتير الإلكترونية الطريقة الأكثر أمانًا لإرسال الفواتير واستلامها، كما أنه لا يوجد خطر من ضياع الفواتير في البريد أو إرسالها إلى البريد الإلكتروني غير الهام.
- التسليم والمعالجة في الوقت الفعلي
عرض حالة التسليم المباشر ومعالجة المستندات على الأنظمة الأساسية المستندة إلى مجموعة النظراء أو مباشرة من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك.
- إتاحة بيانات عالية الجودة
تتيح لك الفواتير الإلكترونية الوصول إلى البيانات على مستوى الخط وتحليلها والتي تدفع نمو الأعمال من خلال قرارات مالية ومشتريات أفضل.
- توفير فواتير دقيقة
يساعد التحقق الآلي من صحة الفاتورة وإثرائها على ضمان إدخال بيانات المعاملات الصحيحة فقط إلى نظام ERP الخاص بك، مما سيساعد في توفير الوقت وبناء علاقات عمل أفضل.
- إمكانية التتبع بسهولة
تتعقب الفواتير الإلكترونية تلقائيًا سجل المعاملات ورحلة المستند بالكامل، وبالتالي لن تضطر إلى قضاء الوقت في القيام بذلك يدويًا.
- تحسين سمعة علامتك التجارية
تساعدك الفوترة الإلكترونية فقط على تقليل استخدام الورق وانبعاثات ثاني أكسيد الكربون، كما أن هذا الجهد المستدام يقلل أيضًا من تكاليف العمليات، ويؤدي إلى زيادة الربحية، ويخلق سمعة علامة تجارية شفافة وجديرة بالثقة.
- استيفاء المتطلبات القانونية
تضمن الفواتير الإلكترونية مع مزود الخدمة المناسب أنك دائمًا على اطلاع دائم ومتوافق مع تشريعات الضرائب والأرشفة B2B و B2G.
- جاهزية العمل عن بُعد
يمكن إكمال مهام الفوترة الإلكترونية من أي مكان دون الحاجة إلى موارد إضافية مثل الطابعات أو الماسحات الضوئية أو الخدمة البريدية.
